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Você sabia que é possível fazer a transição da sua contabilidade? Muitos empresários nem sabem que isso é possível, e acabam permanecendo nos mesmos serviços e passando por diversas dificuldades, como por exemplo: atendimento precário, dúvidas não respondidas, perda de documentos, não cumprimento de prazos estipulados, ocorrência de muitos erros, mudança de endereço, entre outros.
Se você realmente chegou à conclusão de que a troca do escritório de contabilidade é inevitável para os seus negócios, então nós podemos te ajudar.
Abaixo, alguns passos que você precisa seguir para realizar a transição de contabilidade sem problemas. Confira:
Transição de contabilidade: como fazer?
Antes de começar a mudança, peça ao seu contador atual um relatório para saber se existem pendências fiscais que precisam ser colocadas em ordem. Mas, não comente a sua intenção no momento, pois alguns escritórios não aceitam muito bem que o cliente esteja desejando sair.
Em geral, é importante avaliar os últimos 5 anos.
Dessa forma, você pode perceber se o contador executou o trabalho conforme a lei e também ter uma forma segura de garantir que sua empresa siga em frente sem maiores dores de cabeça posteriores
Cancele oficialmente os serviços contábeis
Nessa altura, você já deve ter um novo escritório de contabilidade em mente, no entanto, não pode iniciar o trabalho sem antes encerrar o compromisso que tinha com o antecessor.
Vale lembrar que antes de fazer essa nova contratação, você precisa avaliar sua proposta, verificar se ele possui o CRC e compreender como funciona a gestão de documentos e informações dos seus clientes. Para isso, você pode questionar qual é o software de gestão contábil que eles utilizam.
Quando tudo estiver resolvido, comunique de maneira educada a transição de contabilidade, elabore um e-mail ou carta registrada informando o cancelamento dos serviços.
A maioria dos contadores solicita um prazo de até 30 dias para providenciar todos os documentos da empresa e entregá-los ao responsável. Nessa etapa, ambas as partes devem acordar o prazo, o que é muito importante para evitar desentendimentos.
A contabilidade deve entregar todos os documentos da empresa e um relatório da situação cadastral informando que não há débitos municipais, estaduais, federais e também identificar se existem parcelamentos fiscais.
A formalização da transição de contabilidade deve ser registrada por meio de um documento chamado “Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica”, sendo o próprio contador responsável pela emissão.
Documentos para o novo escritório de contabilidade
No geral, o contador antecessor já deve ter enviado o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica para o novo escritório de contabilidade. Esse documento é importante para ambos, já que determina os períodos onde a responsabilidade é de um ou de outro.
É importante certificar-se de que a nova contabilidade vai receber todos os documentos da empresa, que são:
- Contrato social e alterações (se tiver);
- Documentos dos sócios (RG, CPF, comprovante de residência);
- Procuração na Receita Federal (para o certificado digital);
- Código de acesso ao sistema do Simples Nacional;
- Extratos bancários desde a abertura da empresa;
- Último balancete da empresa;
- Notas fiscais recebidas dos fornecedores;
- Comprovantes de pagamentos;
- Notas fiscais de despesas geral (Material, manutenção de equipamentos, aluguel, reformas, água, luz, internet, telefone e outros documentos financeiros);
- Recibos de pagamento aos funcionários assinados, vale transportes, férias, rescisão;
- Comprovante de pagamento de impostos (FGTS, INSS, DARF, ISS), sindicatos;
- Relação de empréstimos bancários, caso a empresa tiver;
Através do envio desses documentos, o novo contador fica por dentro da situação da empresa e já pode começar os trabalhos.
Conclusão
Como visto acima, a transição de contabilidade não é um procedimento difícil e nem burocrático, pelo contrário, pode ser bastante simples. Até porque, é compreensível que a empresa demonstre interesse em mudar de prestador de serviço, caso ele não esteja atendendo suas expectativas.
Atualmente, presenciamos uma modernização na prestação de serviços de contabilidade online, onde oferecemos uma plataforma online de acesso exclusivo da empresa para que ela possa acompanhar em tempo real tudo o que está sendo feito.
Os dados ficam organizados e é muito mais fácil solicitar a emissão de guias para recolhimento de impostos, controlar folhas de pagamento e visualizar os relatórios.
Essa novidade é chamada de contabilidade online, que utiliza uma tecnologia de automação de serviços contábeis para proporcionar mais rapidez, transparência e segurança na gestão de dados para as empresas.
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