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Você sabe qual a finalidade de um certificado digital?
Se sua resposta foi não, fica tranquilo, você não é o único!
O certificado digital, nada mais é do que uma versão eletrônica de todos os seus documentos. Uma carteira de identidade sua e da sua empresa no mundo virtual, segura e com autenticidade garantida por criptografia complexa, ou seja, uma identidade eletrônica destinada a pessoas jurídicas e atrelado ao CNPJ da empresas.
Através dele, é possível realizar transações pela internet de obrigações fiscais, contábeis e tributárias, como assinar documentos, transmitir dados e realizar operações como pessoa jurídica e atender os compromissos fiscais que toda empresa tem com o governo com maior agilidade, segurança e autenticação.
Para uma empresa existe uma série de serviços que precisa do certificado digital para sua execução. Confira abaixo alguns dos motivos pelo qual sua empresa precisa ter um:
Emissão de Nota Fiscal (NF-e, NFC-e, CT-e):
Empresas que comercializam produtos, prestam serviços e atendem diretamente ao consumidor, em teoria precisam emitir Nota Fiscal, certo?
Neste caso as notas fiscais de produtos (NF-e) são obrigadas pelos termos da lei a ter um certificado digital para registrar suas operações e enviar o arquivo para a Secretaria da Fazenda.
Além disso, as empresas que emitem nota fiscal para o consumidor como mercados, farmácias, comércio varejista em geral e transportadoras de carga, também estão inclusas nesta obrigatoriedade.
As NFS-e, que se trata de notas fiscais de serviços, nem sempre é requerido o certificado digital, isso porque cada município tem seus meios de verificação. Alguns, oferecem uma forma de emitir a nota fiscal no próprio site da prefeitura sem a necessidade de usar o certificado.
No entanto, em algumas cidades do Brasil, a prefeitura exige o certificado, portanto, é preciso ficar de olho na legislação local onde sua empresa presta de serviços, para saber se você precisa ou não do certificado digital.
Envio de Declarações a Receita Federal
A maior partes das declarações exigidas pela Receita Federal, devem ser enviadas eletronicamente e com a autenticação do certificado digital, inclusive o imposto de renda.
Empresas enquadradas pelo ” Simples Nacional” também devem aderir ao certificado digital, pois é necessário que elas enviem dados ao governo como: Informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Empresas MEI ainda não tem obrigatoriedade do certificado digital em alguns estados, portanto, é fundamental consultar um contador para saber como proceder. e se você tem um negócio próprio mais ainda não tem certeza se ele se enquadra como MEI, confira nosso artigo sobre o que é MEI e como saber se o seu pequeno negócio pode ser regularizado e tire suas dúvidas com um de nossos consultores online!
Acessar o e-CAC
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) é um site de serviços que permite a comunicação entre o contribuinte pessoa física ou jurídica com a Receita Federal.
Nesse portal, é possível consultar a situação fiscal da sua empresa, ter acesso a 2ª via de DCTF, DIPJ, DIRF, entre outras obrigações. Além disso, pode-se ver extratos de rendimento, DARF, consultar dívidas na união, agendar atendimento presencial para ir a receita federal e consultar, cadastrar ou cancelar procuração eletrônica.
E para que você e seu contador tenha acesso a todos esses serviços oferecidos pelo portal e-CAC, é necessário o que? Ter um certificado digital, é claro!
Transmitir informações ao CAGED
Toda empresa que contrata e demite empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é obrigada a comunicar todos os meses que tiveram movimentação de pessoal, a relação de empregados e desempregados ao Ministério do Trabalho para fins de pesquisas.
Dessa forma, o governo consegue acompanhar como o mercado de empregos no Brasil está se desenvolvendo, se houve baixa ou aumento no nível de desempregados no país e para garantir a autenticidade dos dados, o certificado digital é preciso.
Acessar Conectividade Social da Caixa Econômica
A Conectividade Social ICP, é um canal eletrônico desenvolvido pela Caixa Econômica Federal para melhoria da acessibilidade a serviços oferecidos pelo banco aos empregadores como, enviar dados e emitir a guia de FGTS, prestar informações à previdência social, recolhimento de GRRF (Guia Recolhimento Rescisório do FGTS), obtenção de extratos do trabalhador para fins rescisórios, enviar a movimentação de desligamentos, entre outros.
E como estes serviços são acessados apenas via web, é necessário o uso do certificado digital para garantir a autenticidade do envio destas informações.
O certificado digital, ainda é usado para inúmeras transações como:
- Declaração de serviços médicos e de saúde;
- Assinatura de escrituração fiscal;
- Gestão eletrônica de segurança privada;
- Emitir e parcelar o DAS ( documentos de arrecadação do simples nacional);
- Cadastrar marcas e produtos no INPI;
- Acessar o cadastro nacional de entidades sindicais;
- Assinar contratos de câmbio;
É claro que estes foram apenas alguns dos motivos pelo qual, uma empresa necessita obter o certificado digital para garantir o melhor para sua empresa e se precaver de conflitos com o governo.
O certificado digital se mostra eficiente e necessário para diversos fins. Portanto, é indispensável para a automação e gerenciamento da burocracia nas empresas. A compra do certificado digital deve ser realizada em empresas sérias e devidamente regulamentadas para emissão da certificação.
Uma assessoria contábil pode indicar a melhor escolha e orientar como usar o certificado de maneira correta. Se você tem mais alguma dúvida sobre certificado digital que não ficou muito clara neste artigo, entre em contato conosco ou comente sua dúvida nos comentários para que possamos te ajudar!
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