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Como controlar os gastos da sua empresa com eficiência

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Me conta, você sabe controlar os gastos da sua empresa?

Se essa pergunta te deixou pensativo, é porque você não está dando a devida atenção para esse detalhe. Acredite, isso é muito importante.

Pesquisas do SEBRAE mostram que muitas empresas ignoram a gestão de gastos. Mas, você sabia que a preocupação com esse assunto pode ser determinante para a evolução e longevidade das micro e pequenas empresas?

Não se preocupe! Nesse artigo, nós vamos te mostrar como fazer um controle de gastos eficiente e o que a sua empresa tem a ganhar com isso.

Qual é a importância de controlar os gastos da sua empresa?

Não importa o tamanho da sua empresa, você precisa fazer uma gestão de gastos  para entender onde os recursos do negócio estão sendo investidos.

Empresas que não possuem nenhum planejamento, têm mais chances de sofrer com possíveis prejuízos.  Pode perceber, as empresas de sucesso sempre possuem uma série de controles para monitorar os fluxos de trabalho, reduzir custos na compra de insumos, melhorar a eficiência de trabalho e gerenciar o seu patrimônio.

Todos os setores da empresa devem ter um procedimento claro de como as atividades serão realizadas. Dessa forma, fica mais fácil buscar práticas para gerenciar os gastos de cada operação.

Tenha em mente que controlar os gastos da empresa vai trazer vantagens reais para o negócio. Entre elas:

  1. Redução dos custos em todas as aquisições e operação da empresa, pois ocorre o acompanhamento detalhado de tudo o que é comprado;
  2. Menos riscos de fazer negócios que não vão trazer benefícios para a empresa;
  3. Melhora na comunicação com os fornecedores e parceiros;
  4. Economia que permite mais investimentos em boas estratégias para o crescimento do negócio;
  5. Os departamentos trabalham de forma mais organizada e fluida devido a automação de processos;

Empresas que conseguem controlar gastos de forma eficiente conseguem se consolidar no mercado competitivo. Além disso, estão mais preparadas para criar estratégias que podem elevar o negócio a outro patamar.

Mas, como controlar os gastos da empresa de maneira eficiente?

 Agora que você já sabe da importância de controlar os gastos, que tal aprender na prática como fazer?

Existem algumas estratégias que podem ser aplicadas para conseguir deixar esse procedimento mais simples. Confira!

  1. Faça o mapeamento das despesas
  2. Mantenha um planejamento financeiro
  3. Faça reservas de emergências
  4. Não ignore capital de giro
  5. Tenha metas
  6. Invista em um  sistema

1- Faça o mapeamento das despesas

Cada empresa tem suas despesas específicas, afinal de contas, isso é variável de acordo com o ramo de atividade do negócio.

As estratégias para controlar os gastos da empresa leva em conta os fornecedores, custos com licenças,marketing, salário de funcionários, treinamentos, reparos e outros serviços necessários.

O ideal é montar uma lista com todas essas informações ou então, investir em um software de gestão financeira para auxiliar nesse processo.

O objetivo é não deixar essa parte importante da gestão sem nenhum controle. O empresário precisa saber quanto a empresa gasta por mês para executar suas operações.

Dessa forma, fica mais fácil analisar se esses recursos estão sendo bem investidos.

2- Mantenha um planejamento financeiro

Sua empresa tem um planejamento financeiro? Caso não tenha, está na hora de começar a fazer.

Para controlar os gastos da empresa, é fundamental ter uma organização de todas as finanças.

Geralmente os sistemas de gestão financeira permitem que a empresa tenha uma linha do tempo com relação a previsão de entradas de dinheiro e as saídas. Esse controle auxilia o setor a manter as contas em dia e saber exatamente o que precisa ser remanejado para conseguir melhorar os ganhos do negócio.

Ainda dentro desse planejamento financeiro o gestor pode identificar as oportunidades de economia que antes eram negligenciadas.

3- Faça reserva de emergências

Nenhuma empresa espera passar por momentos difíceis, mas o fato é que situações inusitadas podem acontecer. A exemplo disso, veja a pandemia, quantos negócios fecharam?

Por isso, é importante aprender a controlar os gastos eficientemente, pois certamente vai ajudar a minimizar o impacto.

Toda empresa, independente do porte, deve fazer reservas para emergências. Não tem um número exato, entretanto, um valor financeiro entre 3 e 6 vezes o capital de giro seria ideal para passar por um período de crise sem grandes problemas.

 Parece difícil?

O fato é que isso é possível com um controle financeiro bem feito aliado ao planejamento tributário realizado pelo contador. Afinal de contas, sua empresa pode estar destinando recursos onde não é necessário. Pense nisso!!

4- Não ignore o capital de giro

É através do controle de gastos eficiente que o capital de giro do negócio é estipulado.

O capital de giro é a quantia que o seu negócio precisa para continuar exercendo as atividades. Se trata da diferença entre os recursos do caixa e a soma das despesas e contas a pagar.

Qualquer negócio precisa de dinheiro disponível para operar enquanto os recebíveis não entram. Portanto, ter um bom planejamento com gastos de curto e longo prazo detalhados e as possíveis entradas financeiras nesse período fazem a diferença.

Via de regra, sem capital de giro, uma empresa sempre ficará de mãos atadas para novas compras, investimentos e com contas atrasadas.

5- Tenha metas

Controlar gastos da empresa não é fácil como parece. Por isso, é fundamental que a empresa tenha metas que a princípio, sejam de curto e médio prazo.

Entenda que as mudanças para controlar os gastos podem incluir cortes de despesas que tendem a afetar alguns departamentos.

Na realidade, não se trata somente de economia, mas sim, de mudanças de estratégias. A aceitação do novo por todos da equipe pode ser difícil, por isso, é essencial ter paciência para engajar todos nessa proposta.

6- Invista em um sistema para controlar os gastos da empresa

A curto prazo, você pode controlar os gastos da sua empresa em um caderninho ou planilha no excel. Essa atitude é infinitamente melhor do que não fazer nenhum registro.

No entanto, empresas que querem informação em tempo real para melhor tomada de decisão devem investir em tecnologia.

Os softwares financeiros permitem a centralização dos dados, não só dos gastos, mas também dos recebíveis, capital de giro e reserva de emergência.

Com isso, a visibilidade geral das finanças facilita a rotina de trabalho do gestor e favorece o crescimento da empresa.

Sabe qual é a melhor notícia para você que é gestor de uma pequena empresa?

É que existem soluções gratuitas para fazer o controle de gastos, por exemplo: O guia de bolso e o minhas finanças. Dois aplicativos que vão ajudar você  a não trabalhar no escuro até que consiga fazer esse investimento.

O que acontece se eu não controlar os gastos da empresa?

Os recursos financeiros são fundamentais para o funcionamento da empresa. Mas, infelizmente, eles não são inesgotáveis.

Por isso, é importante saber como controlar os gastos da empresa com eficiência.

Você já parou para pensar nos riscos de não fazer isso? Dá uma olhada em apenas alguns deles:

  1. Descontrole nas finanças;
  2. Análise equivocada da situação da empresa;
  3. Comprometimento das atividades;
  4. Perda de oportunidades para o crescimento da empresa;
  5. Falência

1- Descontrole nas finanças

Muitas empresas atuam na corda bamba, sempre com dívidas e sem o menor controle das entradas e saídas de dinheiro. Esse descontrole é uma consequência de não cuidar de maneira correta  das finanças.

Uma empresa não pode ter gastos excessivos e fora do planejamento. Trabalhar com o fluxo de caixa negativo pode desestabilizar todo o funcionamento da empresa.

2- Análise equivocada da situação da empresa

Quando se fala em como controlar os gastos da empresa, não se trata apenas de uma forma de tomar as rédeas da situação. O planejamento eficiente melhora a percepção dos gestores com relação a real situação dos negócios.

Quantas vezes você vê uma empresa vendendo muito e logo pensa, “nossa, eles estão ganhando muito dinheiro”.

Mas, você sabia que muitas empresas vendem muito e estão endividadas?

Isso acontece devido a má gestão nos negócios e falta de um controle de gastos detalhada. Dessa forma, acontece uma interpretação equivocada de que as coisas estão indo muito bem, quando na verdade, não estão.

3- Comprometimento das atividades

Todos os setores da empresa precisam de um determinado recurso financeiro para desempenhar suas atividades de maneira adequada.

Para garantir esse orçamento, a empresa precisa saber controlar os gastos, caso contrário, começam a surgir entraves pela falta de recursos.

Imagine a seguinte situação:

O setor de vendas precisa de computadores novos para ampliar a equipe comercial. Contudo, a empresa não tem esse dinheiro para investir, mesmo vendendo muito e precisando aumentar sua equipe.

Essa situação é mais comum do que parece. Infelizmente, com o passar do tempo, a empresa terá dificuldades em se manter competitiva.

Administrar os recursos é um jogo que precisa de estrategistas.

4- Perda de oportunidades para o crescimento da empresa

Quer ver a empresa crescendo, independente do porte dela?

Então, aprenda a controlar os gastos para ter os recursos em caixa assim que surgirem as oportunidades certas para seu negócio.

Os grandes empresários têm metas de novos investimentos, mas eles não saem aceitando qualquer coisa. Suas estratégias envolvem o fortalecimento do caixa e assim que as boas oportunidades surgem, eles investem.

Portanto, prepare sua empresa e espere o momento certo de dar o próximo passo.

5- Falência

Essa última consequência de não controlar os gastos é muito grave.

O fechamento de uma empresa significa o encerramento de um sonho do empreendedor. Por isso, é sempre muito triste ver essas situações acontecerem no cotidiano.

Não permita que isso aconteça com o seu negócio.

Como a contabilidade online pode ajudar a controlar os gastos da sua empresa?

Quando falamos em controlar gastos, certamente você imaginou que seriam somente aqueles custos corriqueiros como: Água, luz, funcionários, insumos e outros.

Mas, e se eu te disser que você pode economizar com os impostos e também, serviços contábeis?

Calma, eu vou te explicar!

A contabilidade online é uma forma de ajudar o empreendedor a controlar os gastos, afinal de contas, tudo é feito pela internet e a plataforma fornece recursos como:

  1. Lista com previsão de impostos que precisam ser pagos;
  2. Controle financeiro;
  3. Demonstração da situação contábil e financeira da empresa;
  4. Mensalidades baratas;
  5. Envios de documentos de forma digital;
  6. Orientação de um contador com relação ao enquadramento fiscal correto da empresa;

Uma boa assessoria fiscal pode fazer você economizar muito em impostos, pois está repleto de empresas que pagam mais tributos do que deveriam.

Portanto, se você ficou interessado em aprender como controlar os gastos da sua empresa com o auxílio da contabilidade online. Clique aqui e saiba mais!

Entenda que manter a saúde financeira do seu negócio depende de estratégias e de uma boa contabilidade para auxiliar.

Nós da Senhor Contábil podemos te ajudar! Atendimento humanizado e direcionado para sua empresa.

Se você ainda tem dúvidas, mande uma mensagem que um de nossos consultores vai explicar em detalhes como a plataforma de contabilidade online funciona.

Faça uma revolução nos seus negócios!

Há mais de 08 anos realizando a gestão contábil e fiscal de empreendedores em todo o Brasil. Fale com nossos especialistas e migre agora sua empresa de MEI para ME.

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