Gerar o certificado digital é uma obrigatoriedade para algumas empresas.
O certificado digital nada mais é do que uma espécie de arquivo que permite que uma empresa ou pessoa física tenha uma identidade virtual. Através dele, é possível realizar transações pela internet protegidas e com autenticação.
A tecnologia trouxe inúmeros avanços para os negócios. Uma delas, sem dúvida nenhuma foi a emissão de nota fiscal eletrônica, antes, eram feitas manualmente, com grandes riscos de erros e omissão de dados.
Atualmente, para fazer uma nota fiscal é necessário ter o certificado digital. Para isso, ele precisa ter o reconhecimento da Secretaria da Fazenda do Estado e também da Prefeitura do Município onde está localizada a empresa.
Outros serviços também exigem a obtenção do certificado digital, entre eles: Envio de declarações para a Receita Federal, Acessar o e-CAC, Transmitir informações ao CAGED, Acessar a conectividade social da Caixa Econômica e etc.
Mas, como gerar o certificado digital?
A compra do certificado digital deve ser realizada em autoridades certificadoras que constam no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Uma assessoria contábil pode indicar a melhor escolha e orientar como usar o certificado de maneira correta.
O passo a passo para gerar o certificado é o seguinte:
1- Eleja uma unidade certificadora para gerar o certificado digital;
2- A emissão pode ser A1 – validade de 1 ano ou A 3 – validade de até 5 anos ( o certificado pode ser armazenado em um token ou cartão).
Conheça os tipos de certificado digital aqui!
3- Providencie a documentação exigida pela unidade certificadora, que geralmente é um documento de identificação para pessoa física, e documento de identificação e contrato social da empresa para pessoa jurídica.
É necessário preencher um formulário com os dados da empresa.
4- O solicitante vai passar pelo processo de cadastramento biométrico ou coleta de biografia facial.
5- Depois que a unidade certificadora avaliar o cadastro e confirmar a identidade do solicitante, o certificado digital estará pronto.
Via de regra, o certificado A1 pode ser baixado pela internet, a unidade certificadora geralmente manda por email ao solicitante.
O certificado A3, é entregue em formato de cartão e token na própria unidade certificadora.
Após gerar o certificado digital, o solicitante pode contar com a própria unidade certificadora em caso de dúvidas.
É importante ficar atento aos prazos de validade do certificado digital e planejar a renovação com antecedência para não ficar sem realizar as tarefas burocráticas da empresa.
Quais empresas devem ter certificado digital?
O certificado permite mais segurança nas transações online, afinal, ele autentica a identidade da pessoa jurídica.
As empresas que fazem a emissão de NF-e precisam ter o certificado digital. Isso inclui estabelecimentos de diferentes regimes tributários.
Optantes do Lucro Real e Lucro Presumido precisam do certificado digital não só para envio de notas fiscais. Mas também, para envio de declarações mensais e anuais para a Receita Federal.
Além disso, empresas que possuem funcionários registrados precisam enviar declarações à Previdência Social e isso é feito por meio do certificado digital.
Via de regra, são poucas empresas que ficam desobrigadas de gerar o certificado digital.
No caso do MEI, o uso do certificado digital é opcional.
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