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Como otimizar o seu tempo com processos

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Você consegue imaginar como a otimização do seu tempo pode reverter a rotina cansativa dos processos demorados que envolvem o seu negócio?

Eu não vou negar que a burocracia existe em qualquer segmento empresarial. Contudo, há formas de driblar essa pedra pelo caminho.

Para atingir o sucesso, é importante pensar fora da caixa e aderir estratégias que podem impactar de maneira poderosa diversos setores da empresa.

O que eu quero dizer é que existe algo que não se pode dar preço, é tão valioso que não podemos comprar. Você sabe o que é?

É o seu tempo. Isso mesmo, recebemos uma quantidade finita dele, por isso, alguns momentos da vida devem ser tratados como tesouros.

Sendo assim, porque desperdiçar tempo com processos demorados?

Valorize o seu tempo, esse ativo valioso irrecuperável pode ser usado com mais consciência.

Mas, calma. Se você não sabe como fazer isso. Nós do Senhor Contábil – Contabilidade Online vamos te mostrar alguns passos que serão um marco na otimização do seu tempo.

Dê adeus aos processos demorados e comece a ganhar mais produtividade e lucratividade para o negócio.

Como otimizar o tempo diante de processos demorados?

Otimizar o tempo nada mais é do que usar o tempo ao seu favor para realizar as tarefas rotineiras e resolver processos demorados. Dessa forma, quando tudo é alinhado a jornada flui no ritmo certo.

A boa notícia é que a gestão de processos pode ajudar na organização e no planejamento das tarefas gerando uma otimização do tempo mais eficiente.

Vamos conferir algumas dicas?

  1. Mapeie todos os processos;
  2. Promova melhorias para os processos;
  3. Faça o monitoramento dos processos;
  4. Invista na automação;
  5. Pense na melhoria contínua;

1- Mapeie todos os processos demorados

Os processos fazem parte de qualquer segmento empresarial, se trata de uma sequência de ações que objetivam a entrega de um produto ou serviço aos clientes.

É a definição de cada etapa que formam os processos. Portanto, se o objetivo é otimizar o tempo, o mapeamento de processos é fundamental.

Mapear processos permite que o gestor identifique componentes importantes para que as atividades da empresa saiam de acordo com o planejado.

Essa estratégia permite a realização das tarefas sem intercorrências e também minimiza os problemas.

O mapeamento de processos controla os passos internos da empresa para que os gestores tenham uma visão ampliada dos setores para analisar se todos estão cumprindo a sua parte.

Mapear os processos demorados auxilia na otimização do tempo. Eles podem ser feitos em diferentes partes da empresa, são elas:

  1. Processos de gerenciamento ( controle e gestão da empresa);
  2. Primário ( entrega de valor ao cliente);
  3. Apoio ( Ações intermediárias que apoiam a realização de tarefas);

Via de regra, o mapeamento de processos permite a identificação de gargalos que podem prejudicar as atividades, ajuda a definir funções, estima custos de operação e mensura o desempenho.

2- Promova melhorias para esses processos

Os processos demorados costumam ser muito cansativos e demandam muito tempo dos empreendedores. Por isso, é necessário agir para melhorar esse cenário interno da empresa.

Você viu acima que falamos do mapeamento de processos. Diante disso, é necessário pensar nas melhorias para garantir o bom desempenho, e acredite, elas devem ser constantes.

Aumentar a performance do negócio exige dedicação. Portanto, fazer a análise dos processos e buscar pontos de melhorias é essencial para tomar melhores decisões que objetivam a transformação dos negócios.

Para fazer a melhoria dos processos é necessário se atentar em algumas questões como:

  1. Entender as necessidades da empresa;
  2. Realizar a análise de processos;
  3. Estabelecer quais melhorias de processos são necessários;

Algumas ferramentas importantes para essa análise de processos são:

  1.  Mapear a jornada do cliente;
  2. Comparar os dados da empresa com outras de igual segmento;
  3. Fazer análise das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio;
  4. Muita pesquisa de documentos necessários para o determinado processo;
  5. Conversa com as partes envolvidas no processo;

Quanto mais alinhados estão os processos internos, mais eficiente são os resultados e menos tempo é gasto tentando concertar as coisas que não deram certo. Pense nisso!

3- Faça o monitoramento dos processos

Você já fez o mapeamento dos processos demorados? Já fez análise de melhorias?

Então, agora é a hora de monitorar as estratégias para ver se elas estão trazendo os resultados que você está buscando para o negócio.

Mas, como fazer isso de maneira eficiente?

Existem duas formas que realmente funcionam:

  1. Acompanhar os indicadores
  2. Fazer auditorias

 

1- Acompanhar os indicadores

Para o bom gerenciamento dos processos demorados é necessário acompanhar as estratégias aplicadas.

De nada adianta criar métricas se as mesmas não são analisadas. Quando tudo estiver validado, acredite, a otimização do tempo vai acontecer naturalmente.

2- Fazer auditorias

Para eliminar os processos demorados e legitimar as estratégias, os empresários podem fazer auditorias para investigar se os setores estão seguindo o que foi recomendado.

Ainda dentro das auditorias é possível identificar novas oportunidades de otimização do tempo e agregar novas estratégias para trazer mais produtividade para o negócio.

Outro ponto positivo das auditorias é a possibilidade de corrigir falhas para aprimorar os processos e melhorar o poder competitivo do negócio.

4 – Invista na automação

Agora, vamos falar em um tipo de investimento que vai levar sua empresa a outro nível?

Automação de processos. É isso mesmo, já pensou em usar a tecnologia a seu favor?

Não existem processos demorados com a  automação de processos. Afinal de contas, ela consiste na transformação de etapas que antes eram feitas manualmente em procedimentos automatizados com auxílio da tecnologia.

Os benefícios da automação de processos são muitos, entre eles:

  1. Inovação;
  2. Aumento da produtividade;
  3. Redução de custos;
  4. Otimização do tempo;
  5. Redução de custos;
  6. Maior confiabilidade nos dados;
  7. Aumento da competitividade;
  8. Menos riscos de erros;

Além de perceber mais agilidade na execução das tarefas, o gestor da empresa vai comprovar que o time vai se sentir mais seguro em realizar as atividades com a automação de processos.

5- Pense na melhoria contínua

Se você chegou até aqui, então é porque já entendeu a necessidade de otimizar seu tempo em processos demorados.

No entanto, é importante compreender que não adianta inserir as regras na empresa e achar que tudo vai sair conforme planejado sem que haja investimentos na promoção da melhoria contínua.

Com o avanço tecnológico, as coisas mudam constantemente. Por isso, após a implementação da solução, é importante criar mecanismos de melhorias dentro de um determinado prazo.

Para te ajudar nessa missão, conte com aliados como:

  1. Time treinado com instruções e boas práticas;
  2. Ter boa comunicação com os envolvidos;
  3. Realizar testes dos processos implementados;

Lembre-se: Nada é tão bom e perfeito que não pode ser melhorado.

Tenha isso em mente para seguir sempre buscando o que é melhor para o seu negócio.

Qual é a importância da otimização do tempo?

Quantas vezes você já disse para alguém que não tem tempo? Ou então, ouviu essa frase?

Mas, você sabia que todos nós temos as mesmas 24 horas por dia e portanto, tempo o suficiente para cumprir nossa rotina diária?

A sensação de falta de tempo remete a inexistência de controle de como administramos as horas do dia. É preciso ter foco, mas também, estratégias de gestão do tempo para organizar e planejar a rotina diária, sempre levando em conta o inesperado.

Existem inúmeras vantagens na otimização do tempo, entre elas:

  1. Redução de processos demorados;
  2. Menos surpresas inesperadas;
  3. Melhoria nos níveis de estresse;
  4. Mais produtividade nas tarefas;
  5. Muito mais tempo livre para investir em outras áreas do negócio;
  6. Menos retrabalho;
  7. Redução de esforço;

A otimização do tempo atua a favor do empreendedor, com todas as coisas organizadas, a rotina de trabalho se torna mais leve. Além disso, as coisas fluem mais.

Como a contabilidade online pode ajudar nos processos demorados?

Você é daqueles que quando pensa na burocracia contábil já desanima?

De fato, a contabilidade tem processos demorados, afinal de contas, são muitos detalhes que precisam ser cuidados por essa área.

A contabilidade é um serviço obrigatório nas empresas, ela realiza o cálculo de impostos e demanda todos os os processos burocráticos de um negócio.

Todavia, não é só isso que a contabilidade faz.

Sem uma boa contabilidade, fica muito difícil as empresas se manterem competitivas no mercado. Afinal, as informações apuradas pelos trâmites contábeis são usados para planejar, controlar e tomar decisões importantes nas companhias.

Mas, o que muda com relação a processos demorados e a contabilidade online?

Na verdade, muitas coisas. A contabilidade online veio para revolucionar essa visão de processos demorados. Agora, com a automatização de processos, tudo ficou mais rápido para o gestor.

Com essa novidade, os contadores não ficam tanto em cima da burocracia, portanto, têm mais tempo para se dedicar às questões estratégicas de seus clientes.

Em contrapartida, os gestores das empresas ficam mais tranquilos, pois sabem que tem o olhar de um contador especializado em todas as necessidades do negócio.

A contabilidade online elimina processos demorados e garante uma série de vantagens às empresas, entre elas:

  1. Acesso ilimitado aos relatórios da empresa através da plataforma online;
  2. Otimização do tempo para analisar burocracias, dessa forma, sobra mais tempo para se dedicar às estratégias de crescimento da empresa;
  3. Facilidade na tomada de decisões através dos dados disponibilizados pela contabilidade;
  4. Economia na mensalidade;
  5. Atendimento online todos os dias da semana com especialistas;

Vamos falar a verdade. A sua empresa não pode perder tempo, pois a concorrência está em cima para aproveitar as oportunidades que a contabilidade online pode proporcionar.

Quer saber mais ?

Fale com o Senhor Contábil e ganhe um grande aliado para agregar valor ao seu trabalho e se tornar mais competitivo no mercado.

Há mais de 08 anos realizando a gestão contábil e fiscal de empreendedores em todo o Brasil. Fale com nossos especialistas e migre agora sua empresa de MEI para ME.

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